Tips para organizar eventos al aire libre

El verano esta la vuelta de la esquina,  con mejor clima para organizar más eventos al aire libre. Sabemos del encanto de un evento enmarcado en un paraje al aire libre, sin embargo, su organización requiere tener muchas más cosas en cuenta. Aquí unos cuantos tips útiles  para organizar con éxito un evento corporativo.

1. Obtén Un Permiso

En cuanto sepas dónde y cuándo va a tener lugar tu evento al aire libre, ponte en contacto con las autoridades locales o con los propietarios del lugar y asegúrate de obtener el permiso antes de nada.

Si no consigues el permiso, tendrás que replantear el evento entero, así que no empieces con los demás preparativos antes de asegurarte de que el evento va a poder ser dónde y cuándo habías pensado.

2. Revisa Las Normativas

Los eventos al aire libre suelen estar sujetos a determinadas limitaciones, como el nivel de ruido admitido y los horarios en que se puede poner música. Comprueba cuál es la normativa municipal al respecto para ahorrarte sorpresas desagradables en el último momento.

También es conveniente que revises las normativas concernientes a temas de seguridad y prevención de incendios. Es posible que tengas que contratar un seguro.

3. Algunos Eventos Al Aire Libre Necesitan Más Trabajo Que Otros

Si tu evento se va a celebrar en una instalación ya habilitada para ello, el trabajo será mucho menor. Si por el contrario lo vas a celebrar en un espacio que no está pensado para albergar eventos, necesitas una planificación exhaustiva y exquisita para que todo vaya bien.

Recuerda que tendrás que ocuparte de todo: suministro eléctrico, baños portátiles, equipos de sonido y, por supuesto, el catering, las bebidas y el personal.

Planifica cuidadosamente cuándo y cómo van a llevar los suministros las empresas que contrates y no te olvides de dejar muy cerrada la recogida del material. Si tu permiso es solo de un día, necesitas que quede todo recogido en cuanto acabe el evento.

4. Ten Previsto El Tiempo De Carga Y Descarga

No planifiques la llegada del material y los equipos con el tiempo muy justo. Hay que ponerlo todo en su sitio y probarlo para que no haya ningún fallo y todo funcione correctamente. En caso de que surja algún imprevisto, es importante tener tiempo suficiente para poder solventarlo antes del comienzo del evento.

5. Logística Y Diseño

Es una buena idea que durante la planificación tomes fotos del lugar para poder enseñárselas a tus proveedores y así fijar de antemano dónde va a ir situada cada cosa.

6. Suministro Eléctrico

Comprueba que el generador es suficiente para alimentar el equipo de refrigeradores del catering, el equipo de sonido y todas las luces.

Asegúrate también de que hay suficiente alargadores para que todos los cables puedan llegar sin problemas a su sitio. Recuerda que en un espacio al aire libre las distancias suelen ser largas y los cables estándar no son suficiente.

7. La Comodidad De Los Invitados Primero

Pon fuentes u otros suministros de agua por todas partes, sobre todo si el evento es en verano.
También suele ser buena idea contratar equipo de aire acondiciones portátiles.

8. Baños

Asegúrate de que hay suficientes baños para el número de invitados y también de que los baños son confortables, limpios y adecuados. Unos baños en mal estado son la ruina de cualquier evento.

9. Detalles

Haz buen acopio de toallitas para las manos, algunas mantas ligeras, crema solar y cualquier otra cosa que creas puede serle útil a tus invitados.

10. Iluminación

Si el evento es por la noche, no te olvides de iluminar los senderos y las áreas de aparcamiento.

11. Salud

No te olvides de preparar un botiquín bien completo para cubrir cualquier eventualidad. Si te es posible, contrata un enfermero o enfermera que pueda atender a tus invitados si así lo necesitan.

12. Comunicación

En un lugar amplio y abierto la comunicación es esencial y si no hay cobertura o esta es mala hay que buscar alternativas. Puedes dotar a todo el personal con walkie-talkies para que puedan comunicarse de forma fluida.

13. El Tiempo

Nada puede arruinar un evento al aire libre como la lluvia. Si te es posible, contrata un seguro de lluvia, que te cubrirá los gastos o parte de ellos en caso de que el evento se tenga que cancelar por culpa del mal tiempo.

14. Plan B

Es útil tener un plan B en caso de que aparezca la temida lluvia. Puedes contratar carpas en las que refugiar los equipos y los invitados en caso de que haya lluvia ligera.

15. Limpieza

Que no se te olvide que cuando el evento termina no está todo hecho, falta limpiar. Contrata una buena empresa de limpieza que deje el lugar como si no hubiera pasado nada.

 

Pero nada de esto debe preocuparte si dejas tus evento en las profesionales manos de Chayaskka Eventos & Catering. Llámanos al 367-4041 o 947-949-660 y concerta una cita. Te esperamos!!.

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